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Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Media Olymp Jan Breidenbach & Benjamin Schäfer GbR
Kerkrader Straße 11, 35394 Gießen
E-Mail: info@mediaolymp.de | Telefon: 0176 62464293

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Wir erheben nur Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind (Grundsatz der Datensparsamkeit, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Alle Produktionsdaten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert.

3. Erhobene Daten und Verarbeitungszwecke

3.1 Registrierung (Kontoerstellung)

Bei der initialen Registrierung über Supabase Auth erheben wir:

  • E-Mail-Adresse — zur Identifikation, Authentifizierung und Kommunikation
  • Passwort — ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert; kein Zugriff im Klartext möglich

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung / Vertragserfüllung)

3.2 Onboarding — Schritt 1: Unternehmensdaten

Im ersten Schritt des Onboarding-Assistenten erheben wir:

  • Unternehmensname (Pflichtfeld) — zur Personalisierung der KI und Vertragsabwicklung
  • Branche (Pflichtfeld, Auswahl aus Kategorien) — zur branchenspezifischen KI-Optimierung
  • Website-URL (optional) — zur Kontextualisierung des Unternehmens
  • Name der Kontaktperson (optional) — zur persönlichen Ansprache

Speicherung: Unternehmensname und Branche in der Tabelle „users"; Website und Kontaktperson in „user_ai_profiles".
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

3.3 Onboarding — Schritt 2: Ziele & Markenprofil

Im zweiten Onboarding-Schritt erheben wir Angaben zur inhaltlichen Ausrichtung:

  • Hauptziele (Pflichtfeld, Mehrfachauswahl) — z.B. Reichweite, Community-Aufbau, Leads
  • Zielgruppe (Pflichtfeld, Freitext) — zur zielgruppengerechten Inhaltserstellung
  • Markenstimme (Pflichtfeld, Einfachauswahl) — z.B. professionell, freundlich, sachlich
  • Tonalität (optional, Schieberegler) — Formalität, Kreativität, Emoji-Nutzung
  • No-Go-Themen (optional, Freitexteingabe) — Themen, die explizit ausgeschlossen werden sollen

Speicherung: Alle Angaben in „user_ai_profiles" (als strukturierte Felder und JSONB).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

3.4 Onboarding — Schritt 3: Social-Media-Konten verbinden

Im dritten Onboarding-Schritt verbindet der Nutzer seine Social-Media-Konten über das OAuth-Verfahren. Wir erhalten dabei:

  • Zugriffstoken (OAuth Access Token) — verschlüsselt gespeichert
  • Öffentliche Profilinformationen des verbundenen Kontos (Account-ID, Anzeigename, Plattform)
  • Performance-Statistiken veröffentlichter Beiträge (Reichweite, Impressionen, Engagement, Follower-Entwicklung)

Unterstützte Plattformen: Instagram, Facebook, LinkedIn, TikTok, Twitter/X.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

3.5 Nutzungsdaten der Plattform

Während der Nutzung von Vektrus verarbeiten wir:

  • Chatverläufe mit dem Vektrus-Assistenten
  • Generierte Inhalte (Texte, Bilder, Videos) und Nutzer-Feedback
  • Hochgeladene Dokumente und Unternehmensmaterialien
  • Technische Verbindungsdaten (IP-Adresse, Browser-Typ, Zeitstempel)
  • Systemlogs und Fehlermeldungen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

4. Zahlungsabwicklung

Stripe Payments Europe, Limited
1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland

Wir setzen Stripe als Zahlungsdienstleister ein. Vollständige Zahlungsdaten werden ausschließlich auf den PCI-DSS-konformen Servern von Stripe gespeichert — niemals auf unseren eigenen Systemen.

Stripe ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung in die USA erfolgt auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Datenschutzerklärung Stripe: https://stripe.com/de/privacy

5. Drittanbieter und Auftragsverarbeiter

5.1 Hosting und Infrastruktur

Hetzner Cloud GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
Zweck: Betrieb der Produktionsserver im Rechenzentrum Frankfurt/Main
https://www.hetzner.com/de/rechtliches/datenschutz

Supabase, Inc., 548 Market St #72642, San Francisco, CA 94104, USA
Zweck: Datenbankbetrieb, Nutzerauthentifizierung, Dateispeicherung
Datenbankinstanz gehostet im EU-Rechenzentrum Frankfurt/Main.

5.2 KI-Dienste

OpenAI, L.L.C., 3180 18th St, San Francisco, CA 94110, USA
Zweck: Textgenerierung (GPT-4o, GPT-4o-mini), Bildgenerierung (gpt-image-1), Embeddings

OpenRouter, Inc., 548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA
Zweck: KI-Modell-Routing für ergänzende Modelle (Gemini Flash, Claude)

fal.ai, Inc., USA
Zweck: KI-Bildgenerierung und KI-Videogenerierung (Vision-Funktion)

5.3 Social-Media-Posting und Scheduling

Zernio (ehemals Late), Late Labs Inc., USA
Zweck: Automatisiertes Veröffentlichen, Scheduling und Abruf von Performance-Analytics

5.4 Social-Media-Plattformen (keine Auftragsverarbeiter)

6. Speicherdauer

  • Kontodaten: Dauer des Vertragsverhältnisses + gesetzliche Aufbewahrungsfristen (10 Jahre, § 147 AO)
  • KI-Profildaten: Dauer des Abonnements; Löschung innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende
  • Chatverläufe und generierte Inhalte: Dauer des Abonnements; Löschung innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende
  • Social-Media-Zugriffstoken: Bis zur aktiven Trennung oder Kontolöschung
  • Zahlungsdaten: Gemäß gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (mind. 10 Jahre)
  • Systemlogs: Maximal 90 Tage

7. Ihre Rechte als betroffene Person

  • Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
  • Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Anfragen: info@mediaolymp.de

Zuständige Aufsichtsbehörde:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI)
Postfach 3163, 65021 Wiesbaden | poststelle@datenschutz.hessen.de | https://datenschutz.hessen.de

8. Datensicherheit (TOMs nach Art. 32 DSGVO)

  • TLS/SSL-Verschlüsselung aller Datenübertragungen
  • Verschlüsselte Datenbankverbindungen; sensitive Tokens werden verschlüsselt gespeichert
  • JWT-basierte Authentifizierung; Passwörter ausschließlich als bcrypt-Hash
  • Row Level Security (RLS) in der Datenbank
  • Reverse-Proxy mit Zugangskontrolle (Traefik + Basic Auth)
  • Regelmäßige automatisierte Backups auf EU-Servern
  • Zugriffsbeschränkungen nach Least-Privilege-Prinzip

9. Cookies und lokale Speicherung (Plattform app.vektrus.com)

Dieser Abschnitt bezieht sich ausschließlich auf die eingeloggte Vektrus-Plattform unter app.vektrus.com. Die Plattform verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für das Session-Management (Authentifizierung via Supabase Auth). Marketing- oder Tracking-Cookies werden in der Plattform nicht eingesetzt.

9a. Web-Analyse auf der Marketing-Website (vektrus.com)

Auf der öffentlich zugänglichen Marketing-Website vektrus.com setzen wir Google Analytics 4 ein, um anonymisiert zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird, und sie gezielt verbessern zu können.

  • Zweck: Reichweitenmessung, Analyse des Nutzungsverhaltens, Verbesserung der Website
  • Tracking-ID: G-20DJXVPX7P
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung via Cookie-Banner) i.V.m. § 25 Abs. 1 TTDSG
  • Dienstanbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
  • Mögliche Weiterleitung in Drittländer: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA — zertifiziert unter dem EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO); ergänzend EU-Standardvertragsklauseln
  • IP-Anonymisierung: aktiv (die IP-Adresse wird vor der Speicherung gekürzt)
  • Google-Signale / geräteübergreifendes Tracking: deaktiviert
  • Werbe-Personalisierungssignale: deaktiviert (allow_ad_personalization_signals: false)
  • Google Consent Mode v2: implementiert — ohne Einwilligung werden keine Analyse-Cookies gesetzt und keine personenbezogenen Daten an Google übertragen
  • Speicherdauer bei Google Analytics: 14 Monate; danach automatische Löschung der nutzerbezogenen Rohdaten

Widerruf deiner Einwilligung: Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem du im Footer auf „Cookie-Einstellungen" klickst und die Analyse-Cookies deaktivierst. Bei Widerruf werden bereits gesetzte Google-Analytics-Cookies automatisch gelöscht; weitere Daten werden nicht mehr an Google übertragen.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google findest du in der Datenschutzerklärung von Google (https://policies.google.com/privacy?hl=de).

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Alle KI-generierten Empfehlungen haben rein informativen Charakter und erfordern stets die Freigabe durch den Nutzer.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Die jeweils gültige Version ist unter https://vektrus.com/datenschutz abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer vorab per E-Mail informiert.